Stel, de relatie tussen opdrachtgever en leverancier staat onder druk. Is dat dan meteen ‘einde verhaal’? Dat hoeft niet per definitie zo te zijn. Pluryn (organisatie voor gehandicaptenzorg en jeugdzorg) en Kuijpers bewezen dat je zelfs sterker uit die dip kunt komen. Wat daarvoor nodig is? Open gesprekken en bereid zijn samen in de relatie te willen investeren. Voor Pluryn en Kuijpers resulteerde dit in een hernieuwde vertrouwensbasis. Deze was begin 2022 zelfs sterk genoeg voor het sluiten van een vijfjarig onderhoudscontract.
Pluryn-projectuitvoerder Dennis Westerveld: “De samenwerking met Kuijpers startte als een pilot in 2017, bij de renovatie van ons hoofdkantoor in Nijmegen. De proef draaide om het optimaliseren van de klimaatinstallatie.” Tijdens dat project ontstond wrevel. Met name door het personeelsverloop aan Kuijpers’ zijde. “We kregen te maken met steeds nieuwe gezichten. Daardoor verliep de communicatie niet lekker”, weet Dennis nog. “Aan het werk zelf lag het niet. De monteurs hebben topwerk geleverd.” Pluryn koos ervoor de wrevel op tafel te leggen. “We hadden inderdaad per direct afscheid van elkaar kunnen nemen”, knikt Ingrid van den Boezem, leidinggevende van de afdeling Onderhoud & Beheer Vastgoed bij Pluryn. “Maar zo zitten we zelf niet in elkaar. We investeren altijd in een langdurige en respectvolle samenwerking en wilden deze relatie graag een tweede kans geven. Maar dan moest het wel van twee kanten komen.”
Regiodirecteur Wilco van den Heuvel van Kuijpers: “Uiteraard waren we blij dat Pluryn de deur niet voor ons dichtgooide. Tegelijkertijd wisten we ook dat er voor ons absoluut werk aan de winkel was in deze relatie te investeren, wilden we hun vertrouwen terugwinnen.” Kuijpers besloot klantteams op te zetten. Eentje daarvan zou vanuit de relatief nieuwe Kuijpers-vestiging in Nijmegen dagelijks voor Pluryn paraat gaan staan. Dat betekende in de praktijk dat er een vast Kuijpers-team kwam met een relatiemanager, een projectleider en twee vaste servicetechnici. Zij werden verantwoordelijk voor het onderhoud aan de werktuigbouwkundige installaties op diverse Pluryn-locaties in het land. Aan de basis lag – voorzichtig – een jaarcontract dat ze in 2019 met elkaar sloten “om te kijken of het werkte”, knikt Kim van der Kolk, contract- & relatiebeheerder bij Pluryn. Het bleek te werken. Want na dat eerste jaarcontract volgde een tweede. En een derde. Kim: “De relatie is aanzienlijk verbeterd. We kennen elkaar, de lijnen zijn kort en we communiceren heel open. Anders gezegd: er is ruimte en gelegenheid om in goede harmonie van ons hart geen moordkuil te maken.”
Het vertrouwen bleek terug. En hoe. Want begin 2022 zetten Pluryn en Kuijpers de handtekeningen onder een vijfjarig onderhoudscontract. Tot en met 2026 is Kuijpers verantwoordelijk voor het onderhoud van alle werktuigbouwkundige installaties op meer dan tachtig Pluryn-locaties in de regio Zuid. Allemaal woongebouwen waar jongeren en cliënten wonen of hun dag doorbrengen. Ook gebouwen waar Pluryn lesgeeft of behandelingen en therapieën verzorgt, horen erbij. “We voeren hier preventief en correctief onderhoud uit aan alle gebouwgebonden installaties. Ook lossen we storingen op”, vertelt Kuijpers-projectleider Jeroen Boes. Hij is de vaste contactpersoon van Dennis die eveneens de vruchten plukt van het hernieuwde vertrouwen. “Ik hoef niet overal zelf bovenop te zitten”, vertelt deze. “Kuijpers draagt en neemt verantwoordelijkheid, besteedt aandacht aan een goede afstemming met ons en andere leveranciers en daardoor lopen onderhoudsactiviteiten of projecten als vanzelf. Ook als daar andere dan W-werkzaamheden bij horen. Veel installaties staan immers niet op zichzelf. Bij een klimaatsysteem komt ook vaak elektrotechniek kijken. Of er moeten bouwkundige ingrepen worden gedaan. Als dat zo is, heb ik daar geen omkijken naar omdat ik weet dat Jeroen zo’n klus afstemt met alle betrokkenen en onze eigen technische dienst. In goed overleg wordt zo’n klus gewoon geklaard, met een prima eindresultaat.”
Dat beide organisaties elkaar weer vonden, zit hem ook in de gedeelde overtuiging dat bij alles de mens centraal moet staan. “Een motto dat bij een groot verloop van mensen aan kracht inboet”, erkent Wilco. “Met een nieuwe organisatie en met onze klantteams bewaken we dat nu veel beter.” Verder is het contractbeheer verbeterd. De juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats is daarmee een stevige basis om op verder te bouwen. Kim: “Hierin zitten hem elementen als afspraken en beloften nakomen. In alle openheid ook. Dus als iets niet lukt, moet er gelegenheid zijn om het daarover te hebben. Zo houden we elkaar scherp.” Dat is en blijft nodig, vindt Ingrid. “Onze missie speelt hierbij een allesbepalende rol: we willen onze financiële middelen vooral investeren in onze jongeren, onze cliënten. Dus moeten we zakelijk gezien scherp blijven op onze uitgaven.”
Inmiddels mag Kuijpers zich ‘hofleverancier’ van Pluryn noemen op het gebied van werktuigbouwkundige installaties. “Dit betekent niet automatisch dat we ook voor elektrotechniek of voor verduurzaming bij Kuijpers aankloppen”, aldus Ingrid. “We weten uiteraard dat het die kennis ook in huis heeft. Maar we willen flexibel blijven.” Zijn er op die vlakken nieuwe opdrachten te vergeven, dan is Kuijpers ‘gewoon’ één van de leveranciers die meedraait in de aanbestedingsprocedures. En dat is voor alle partijen prima.
Deel dit artikel
