Blog Paul Joosten: een nieuwe visie op aanbesteden

19 juli 2018

Terwijl ik deze blog schrijf, is net de bouw gestart van een nieuwe productiefaciliteit voor biofarmaceutisch bedrijf HALIX in Leiden. Vanaf 2019 vindt de farmaceutische productie op het Leiden Bio Science Park plaats in nieuwe geavanceerde cleanrooms. Een prachtig project, temeer omdat opdrachtgever HALIX in mijn optiek het aanbestedingstraject optimaal en eigentijds heeft ingestoken. Daarmee zijn ze het schoolvoorbeeld van een opdrachtgever die snapt wat belangrijk is om tot het gewenste resultaat te komen. En van die aanpak kunnen veel opdrachtgevers, adviseurs en uitvoerders nog iets leren. Of beter gezegd: profiteren.

Hoe een opdrachtgever wél precies krijgt wat hij wil

Het is geen verrassing dat prijs nog vaak leidend is in aanbestedingen. Zelfs als we met elkaar doen alsof dat niet zo is. De criteria waaraan je moet voldoen bij een zogenaamde kwalitatieve selectie zijn namelijk vaak zo algemeen dat alle partijen er vergelijkbaar op scoren. Dus kan niemand – hoe gek het ook klinkt – op papier echt het verschil maken op het gebied van kwaliteit. Wat overblijft is de prijs. Maar of je als opdrachtgever dan krijgt waarom je hebt gevraagd… 

Vergelijkbaar met autobranche

Ik vergelijk het wel eens met de autobranche: het is volstrekt acceptabel dat je voor een Mercedes meer betaalt dan voor een Dacia. Het is allebei een auto op vier wielen, maar qua vermogen, materiaal en functionaliteiten is het een wereld van verschil. Zeker als je vervolgens ook nog de motorinhoud en extra opties kiest. Prijs is dus geen absoluut gegeven en zo is dat ook in de bouw- en installatiewereld. Anderen zijn misschien goedkoper of sneller, maar leveren niet per se dezelfde kwaliteit. Dat betekent overigens niet dat het verkeerd is om voor een Dacia te kiezen, als het maar weloverwogen is. Probleem in onze branche is vaak dat opdrachtgevers een Mercedes verwachten en een Dacia opgeleverd krijgen. Zo’n situatie kent alleen maar verliezers.

HALIX

Terug naar HALIX. Daar draaide het in het aanbestedingstraject in eerste instantie om de kwaliteit van mensen. Om de klik tussen de teams en het vertrouwen in elkaar om er samen uit te komen. Daar zijn we gestart met sparren over opties en wensen en pas daarna gaan praten over budget. Natuurlijk is geld ook in dit project heel belangrijk: je kunt je euro’s immers maar één keer uitgeven. Maar als je puur op prijs gunt, is hetgeen je opschrijft in bijvoorbeeld een bestek het maximale dat je krijgt. En als je pech hebt ook nog tegen meerwerk en extra kosten. Daarvan ben ik inmiddels wel overtuigd. Als je gunt op kwaliteit en een partner aan het begin laat meedenken over optimale oplossingen, is er veel meer haalbaar. Geen onnodige verspilling of luxe, maar een realistisch plan waarmee de klant op voorhand zekerheid heeft over de kwaliteit die hij geleverd krijgt. Een klant die vertrouwen geeft, krijgt betrokkenheid terug! Ik ben trots op die manier van denken en werken en vind dat we daar best wat meer ruchtbaarheid aan mogen geven: zo kan het ook.

Vanuit die visie – of beter gezegd het gebrek daaraan – heb ik de afgelopen periode een aantal keer bedankt voor een project. Een project dat in de praktijk perfect bij Kuijpers zou passen, maar op papier niet te winnen valt. Zolang je nog een gesprek kunt voeren met de opdrachtgever of adviseur maakt het niet uit dat een ontwerp al helemaal is ingevuld of dat er een irreële bouwtijd of onmogelijk kostenplaatje is gepresenteerd. Juist in het kunnen bedenken van kwalitatieve, goedkope en vooral haalbare alternatieven toon je tenslotte je expertise. Een opdracht waarbij partijen niet mogen meedenken, heeft een veel grotere kans om te mislukken. Iets wat de markt in deze hoogconjunctuur helaas veel meemaakt: aanbestedingen die vervolgens boven budget uitkomen of waar helemaal geen partijen meer op inschrijven.

Prijs versus kwaliteit en prestaties

Dus hebben wat mij betreft zowel opdrachtgevers, adviseurs als uitvoerende partijen een belangrijke taak: we moeten met elkaar meer aandacht hebben voor prijs versus kwaliteit en prestaties. Opdrachtgevers en adviseurs kunnen dat bijvoorbeeld doen door open te staan voor deze manier van gunnen en door vaker partijen te laten meedenken over oplossingen. Dat vraagt ook iets van de markt, want als je niet kunt aantonen hoe je expertise en kwaliteit van toegevoegde waarde zijn, kiezen opdrachtgevers net zo goed alsnog voor de goedkoopste partij. Dit dwingt ons allemaal op een positieve manier te investeren in kwaliteit. Vervolgens moeten we onze prestaties ook beter meetbaar maken. Het is voor sommige klanten bijvoorbeeld een bewuste keuze om voor een duurdere installatie te kiezen als ze op voorhand garanties kunnen krijgen over een lager storingspercentage. Of om voor een bepaalde installateur te kiezen als die kan aantonen dat 95% van de projecten op tijd en binnen budget zijn opgeleverd. Klanten verdienen die helderheid als wij van hen verwachten dat ze vaker gaan gunnen op basis van vertrouwen. En of het dan een Mercedes of een Dacia wordt, maakt minder uit: als iedereen maar tevreden rondrijdt.

Ga terug